出典：公益財団法人マンション管理センター
新型コロナウイルス感染拡大におけるＩＴを活用した総会・理事会の開催に関するＱ＆Ａ
Ｑ１
区分所有法における集会 の開催について、ＩＴを活用することはできますか。
Ａ１
（１）電磁的方法による議決権行使
区分所有者は、規約または集会の決議により、電磁的方法によって議決権を行使す
ることができるとされており（区分所有法第39条第3項）、集会に出席せずに、電子
メールの送信やＷＥＢサイトへの書込み等の電磁的方法を用いて議決権を行使するこ
とができます。
なお、事後の紛争の発生を防止する観点から、議決権を行使する区分所有者の本人
確認のため、電磁的方法を用いた議決権の行使に際して電子署名を付することとした
り、あらかじめパスワードを割り当てておき、これを入力することとしたりすること
が望ましいと考えられます。
（２）ＷＥＢ会議システム等を用いた集会の傍聴
集会が行われる会場をＷＥＢ会議システム等を用いて中継し、区分所有者が中継動
画を傍聴することは可能と考えられます。
もっとも、この場合には、議決権行使の意思のある区分所有者は、書面や電磁的方
法による事前の議決権行使や、委任状等で代理権を授与する代理人による議決権行使
を行うことが必要であり、その旨をあらかじめ招集通知等で区分所有者に周知するこ
とが望ましいと考えられます。
ＷＥＢ会議システム等を用いて集会の中継を行うにあたっては、動画配信を行うＷ
ＥＢサイト等にアクセスするためのＩＤ及びパスワードを、招集通知等とあわせて通
知すること等が考えられます。
なお、区分所有者が、単に傍聴をするのではなく、ＷＥＢ会議システム等を用いて
集会に出席し、議決権を行使することを認めることについては、第三者が区分所有者
になりすました場合やサイバー攻撃や大規模障害等による通信手段の不具合が発生し
た場合等には、集会の決議が無効となるおそれがあるなどの課題に留意する必要があ
ります。
Ｑ２
区分所有法では集会の開催について、第45条1項で「（略）区分所有者全員の承諾
があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができる」としていますが
、当管理組合は総戸数が多いこともありこれを採用することが非常に困難な状況です
。現下の状況においては、「区分所有者全員の承諾を得なくてはならない」とする要
件を、規約によって緩和することはできませんか。
Ａ２
区分所有法第45条第1項は、区分所有者が集会において報告を受け、討議をした上
で意思決定をすることの重要性にかんがみ、集会を開催せず、区分所有者の書面又は
電磁的方法による議決権行使のみをもって決議を行うためには、区分所有者全員の承
諾が必要であるとしています。そのため、この全員承諾要件を規約によって緩和する
ことはできないものと考えられます。
他方で、区分所有法においては、この制度とは別に、集会を開催した上で、議決権
行使を書面又は代理人により行うこと（区分所有法第39条第2項）や、電磁的方法に
より行うこと（同条第3項）が認められていますので、大規模な区分所有建物におい
て集会を開催するに当たっては、これらの方法を活用することが考えられます。
なお、ＩＴを活用した集会の開催については、Ｑ１を参照してください。
※書面や電磁的方法による議決権の行使は、集会に出席しない区分所有者が、集会の
開催前に、議事について賛否を記載した書面や電子メール等を集会の招集権者に提出
することによって議決権を行使するものです。ただし、書面や電子メール等の提出を
したからといって必ずしも集会に出席したと扱われるわけではなく、区分所有法上は
、定足数に関する規約がある場合において集会の決議をするためには、別途、その定
足数を満たす必要があります。もっとも、規約に「書面、電磁的方法又は代理人によ
って議決権を行使する者は、出席組合員とみなす（標準管理規約第47条第6項）」旨
の規定がある場合には、書面や電子メール等により議決権を行使した者も集会に出席
したものと扱うことができます。
Ｑ３
当管理組合の管理規約では、ＩＴを活用した理事会開催を認める規定がありません
が、現下の状況では参集して理事会を開催することが困難であることから、ＩＴを活
用した理事会の開催を検討しています。事態収束後には総会を開催し、管理規約に当
該規定を設けることについて追認を得ようと考えていますが、そのような方法が可能
でしょうか。
Ａ３
一般的には、理事会の運営等については、管理規約の定めによるほか、別に細則を
定めることができることとされており（標準管理規約第70条）、あらかじめ管理規約
や細則で定めることにより、理事会についてＷＥＢ会議システムや電子メール等を用
いて開催することは可能です。
しかしながら、管理規約や細則に理事会の運営等に係る特段の定めがない場合であ
っても、新型コロナウイルス感染拡大の予防という観点から、新型コロナウイルス感
染症への対応が求められる当面の間においてやむを得ず管理規約に規定されていない
手法による対応が求められる際には、区分所有者からの理解や了承が得られれば、そ
のような対応がなされても不適切ではないと考えられます。
いずれにしても、ＷＥＢ会議システムや電子メール等を用いた理事会を開催する場
合、これらを用いることができない理事に対して理事会の議事について質問の機会の
確保、書面等による意見の提出や議決権行使を認めるなどの配慮や、通常の理事会と
同様、管理規約や細則に則り理事会議事録を作成することが必要となる点などについ
てご留意ください。
新型コロナウイルス感染拡大におけるＩＴを活用した総会・理事会の開催に関するＱ＆Ａ
